Powrót
2024-08-04

SYSTEM ZARZĄDZANIA DZIAŁANIAMI ANTYKORUPCYJNYMI_audit certyfikujący












 



W dn. od 29 do 31 lipca br., w naszej  spółce odbył się audit certyfikujący System Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi oparty na PN ISO 37001.

Funkcjonowanie Systemu weryfikowało dwóch auditorów zewnętrznych, ekspert, obserwator z ramienia firmy wdrażającej ZSZ i Pełnomocnik ds. Etyki i Antykorupcji w MERCUS Logistyka. 

Auditorzy odwiedzili:

  1. Zespół Postępowań Przetargowych
  2. Zespół Zarządzania Asortymentem
  3. Dział kadr i Rachuby
  4. Zespół Utrzymania Ruchu i Inwestycji
  5. Zespół Zarządzania Nieruchomościami
  6. Zespół Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom
  7. Zespół IT
  8. Dział BHP
  9. Zespół Wsparcia Logistyki i Reklamacji
  10. Magazyn Centralny
  11. Zespół Importu
  12. ZPEM w Sobinie (Zespół Handlu, Przygotowania Produkcji, Obsługi Pomocniczej, Planowania, Sekcję Analiz Ekonomicznych i Dokumentacji, Zespół Zarządzania Jakością)
  13. Centrum Zaopatrzenia Budownictwa i Zespół Obrotu Artykułami Budowlanymi w Lubinie
  14. Wydział Przewozów Osobowych (Zespół Przewozów Osobowych, Dział Realizacji Przewozów)
  15. Studio Aranżacji i Wyposażenia Wnętrz 

Przygotowanie do auditu certyfikującego System Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi w naszej spółce trwało kilka miesięcy. Głównym celem wprowadzenia SZDA opartego na normie ISO 37001 było wprowadzenie przejrzystych, odpowiedzialnych i skutecznych praktyk antykorupcyjnych w związku z zakwalifikowaniem nas do grupy spółek wysokiego ryzyka. Sprawnie funkcjonujący System umożliwi nam nie tylko zmniejszenie ryzyka korupcji, ale także budowanie zaufania i uczciwości wewnątrz i na zewnątrz naszej organizacji.

Przygotowania do auditu były procesem kompleksowy, starannie zaplanowanym i długotrwałym, mającym zapewnić spełnienie wysokich wymagań stawianych przez standardy antykorupcyjne. Oto kluczowe elementy tego procesu.

 

1. Szkolenia i Edukacja:

  • Szkolenia: Pracownicy uczestniczyli w szkoleniach organizowanych przez firmę Malon Grup (szkolenia stacjonarne: kadra kierownicza, najwyższe kierownictwo, auditorzy wewnętrzni), które obejmowały zarówno teoretyczne aspekty systemu antykorupcyjnego, jak i praktyczne przykłady z ich codziennej pracy.
  • Szkolenie online dla wszystkich pracowników spółki Mercus zakończone testem.
  • Bieżące szkolenia stacjonarne organizowane dla nowoprzyjętych i wieloletnich pracowników spółki przez Pełnomocnika ds. Etyki i Antykorupcji.
  • Znajomość Przepisów: Szkolenia skupiły się na zrozumieniu przepisów prawnych związanych z korupcją oraz na najlepszych praktykach przeciwdziałania takim działaniom.

 

2. Przygotowanie Dokumentacji:

  • Polityki i Procedury: Pracownicy zaangażowani w audit mieli za zadanie zapoznać się, przyswoić i zrozumieć wszystkie polityki oraz procedury antykorupcyjne obowiązujące w naszej spółce.
  • Dokumentacja Wewnętrzna: We współpracy z firmą MALON Grup, kierownikami komórek organizacyjnych i Pełnomocnikiem ds. Etyki i Antykorupcji, została przygotowana niezbędna dokumentacja, która była później weryfikowana pod kątem zgodności ze standardami auditu.
  • Szacownie i analiza ryzyk związanych z korupcją w poszczególnych komórkach organizacyjnych spółki w oparciu o realizowane przez nie procesy biznesowe i organizacyjne.

3. Symulacje i Audyty Wewnętrzne:

  • Symulacje Audytu: Przed właściwym audytem zorganizowano symulacje, które miały na celu przygotowanie pracowników na realne sytuacje, jakie mogą wystąpić podczas audytu certyfikującego.
  • Audyty Wewnętrzne: Przeprowadzono wewnętrzne audyty kontrolne, które pomogły zidentyfikować potencjalne słabości w systemie i wprowadzić odpowiednie korekty.

4. Komunikacja i Współpraca:

  • Zespół Audytowy: Powołano specjalny zespół audytowy (auditor wiodący z firmy MALON Grup i 18 pracowników spółki, którzy odbyli kurs zakończony egzaminem i certyfikatem auditora wewnętrznego), który był odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie działań związanych z auditem wewnętrznym i ew. działaniami korygującymi.
  • Działania Komunikacyjne: w spółce prowadzone były regularne działania komunikacyjne prowadzone przez Pełnomocnika ds. Etyki i Antykorupcji w postaci wiadomości e-mail do pracowników z najważniejszymi zagadnieniami dotyczącymi przeciwdziałania korupcji, konfliktu interesów, upominków w biznesie, Polityki Antykorupcyjnej, Kodeksu Postępowania w MERCUS Logistyka.
  • Plakaty, ulotki, broszury – zaprojektowane, wydrukowane i udostępnione pracownikom spółki zostały materiały edukacyjne dotyczące zasad zapobiegania korupcji w miejscu pracy. Ponadto dla przypomnienia zostały wskazane funkcjonujące w naszej spółce kanały zgłaszania nieprawidłowości. 
  • Do szybkiego lokalizowania obowizujących nas Procedur zostały wykorzystane kody QR, umieszcone na plakatach i ulotkach.
  • Do zgłoszania nieprwidłowości w obszarach związanych ze stratami,  łańcuchem dostaw, korupcją i zachowaniami nieetycznymi zostały utworzone odrębne adresy e-mail.
  • MERCUS Zasoby Plikowe – w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników spółki zostały umieszczone do wglądu: Polityka Antykorupcyjna, Kodeks Postepowania w MERCUS Logistyka, Procedury dotyczące przeciwdziałania korupcji, prezentacje, szkolenia, filmy edukacyjne i analizy ryzyk dla wszystkich obszarów biznesowych spółki.


5. Kultura Antykorupcyjna:

  • Promowanie Kultury: W całej organizacji promowano kulturę etycznego postępowania, gdzie każdy pracownik był świadomy swojej roli w przeciwdziałaniu korupcji.


6. Przygotowanie na Audyt Zewnętrzny:

  • Przygotowanie Merytoryczne: Kluczowi pracownicy zostali przygotowani do odpowiadania na pytania audytorów zewnętrznych, znając szczegóły dotyczące wdrożonych procedur i mechanizmów kontroli.
  • Ostatnie Kontrole: Przed samym audytem przeprowadzono ostateczne kontrole, aby upewnić się, że wszystkie elementy systemu są zgodne z wymaganiami certyfikacyjnymi.

Dzięki wszystkim powyższym działaniom, zaangażowaniu kadry kierowniczej, pracowników i Pełnomocnika ds. Etyki i Antykorupcji - możemy uznać, że pracownicy MERCUS Logistyka byli dobrze przygotowani do auditu, co znacząco zwiększyło szanse na pozytywny wynik weryfikacji i nadzieję na uzyskanie certyfikatu potwierdzającego zgodność systemu zarządzania z wymaganiami antykorupcyjnymi.

Z niecierpliwością czekamy na raport auditora wiodącego i decyzję jednostki Certyfikującej.